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POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DATOS PERSONALES DE J3 SYSTEM LTDA

 

Como parte de nuestro compromiso con nuestros principios corporativos lo que implica el cumplimiento de la ley y el respeto por nuestros clientes internos y externos, y en particular en cumplimiento de la normatividad en materia de protección de datos personales, J3 SYSTEM LTDA. presenta este documento con sus políticas para el tratamiento de datos personales.

 

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

J3 SYSTEM LTDA., en adelante J3 SYSTEM, es una sociedad comercial de nacionalidad colombiana con NIT 900279556-6. Tiene su domicilio principal en la Carrera 14 No. 7-56 de la ciudad de Neiva en el departamento del Huila y sus teléfonos de contacto son 8716766 y 3185232241. Su correo electrónico es juridico@j3systemltda.com y su sitio web www.j3systemltda.com

  1. DEFINICIONES.

De acuerdo a la normatividad legal vigente se acogen las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

De acuerdo a la ley 1581 de 2012 los siguientes son los principios que rigen el tratamiento de los datos personales y por tanto vinculantes y aplicables por J3 SYSTEM:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la normatividad legal vigente.

Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Constitución Política de Colombia y demás normatividad vigente. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la normatividad legal vigente.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la normatividad legal vigente.

Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

  1. TRATAMIENTO, VIGENCIA Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

J3 SYSTEM podrá almacenar, usar, clasificar, transmitir, trasferir o suprimir los datos personales que recolecte. La vigencia de las bases de datos y de su tratamiento dependerá de las finalidades respectivas para las cuales se recolectaron los datos y de la normatividad legal aplicable en cada caso.

Además de los fines que se establezcan e informen al titular al momento de la recolección, el tratamiento a los datos personales se podrá hacer para los siguientes fines:

  1. Efectuar las gestiones pertinentes para el logro del objeto social de la empresa en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado: con el titular de los datos personales o con una persona natural o jurídica a la que el titular esté vinculado.
  2. El cumplimiento de las obligaciones contractuales derivadas de los contratos celebrados por la empresa: con el titular de los datos personales o con una persona natural o jurídica a la que el titular esté vinculado.
  3. Organizar, desarrollar y/o invitar a eventos y actividades comerciales, académicas, sociales o de otro tipo que la empresa considere relevantes.
  4. Desarrollar y enviar publicidad, mercadeo y promoción de la empresa, sus productos o servicios.
  5. Efectuar, directamente o a través de terceros, caso en el cual se les deberá suministrar los datos respectivos, encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos, investigaciones o estudios de mercado, académicos o de otro tipo, tanto internos como externos, que sean de interés para la empresa.
  6. La gestión, desarrollo y control de las relaciones laborales o contractuales de todo tipo con la empresa.
  7. El desarrollo de las actividades propias de Talento Humano, tales como selección de personal, verificación de antecedentes, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar, entre otras.
  8. La gestión y el desarrollo de las actividades administrativas y financieras de la empresa,  incluido el recaudo de cartera, verificación en centrales de riesgo, entre otras.
  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

De acuerdo con la ley 1581 de 2012, son derechos de los titulares de datos personales:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a J3 SYSTEM o los Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a J3 SYSTEM salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la normatividad legal vigente.
  3. Ser informado por J3 SYSTEM o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad legal vigente.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento J3 SYSTEM o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  7. DEBERES DE J3 SYSTEM COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Sin perjuicio de los demás que establezcan o puedan establecer otras normas, de acuerdo a la ley 1581 de 2012 son deberes de J3 SYSTEM en el Tratamiento de datos personales los siguientes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la normatividad vigente, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con la normatividad vigente.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente documento.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad vigente en materia de datos personales y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  16. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Sin perjuicio de los demás que establezcan o puedan establecer otras normas, de acuerdo a la ley 1581 de 2012 J3 SYSTEM, o quien actúe como Encargado del Tratamiento de Datos Personales, deberá:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el presente documento y en la normatividad legal vigente.
  6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad vigente en materia de datos personales y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” de acuerdo a lo establecido en la normatividad legal vigente.
  8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  13. CASOS EN LOS CUALES NO SE REQUIERE DE AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

De acuerdo a la ley 1581 de 2012, no se requerirá de la autorización del Titular para el procesamiento de datos personales cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2.  Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
  6.  TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

Los datos personales de los niños, niñas y adolescentes pueden ser objeto de tratamiento siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, las niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto de sus derechos prevalentes. Se deberá tener siempre en cuenta la opinión del niño, niña o adolescente de acuerdo a su grado de madurez.

  1. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO.

Los Titulares podrán en todo momento solicitar a J3 SYSTEM la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 19 del presente documento.

Lo anterior no será aplicable cuando haya una obligación legal o contractual que obligue a la permanencia del dato personal en la base de datos.

  1. AVISO DE PRIVACIDAD.

En los casos en los que no se ponga de manera oportuna, a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, a disposición del Titular el presente documento, J3 SYSTEM dispondrá de un aviso de privacidad para informar al titular sobre la existencia de este documento y la forma de acceder a este.

  1.  SISTEMAS DE VIGILANCIA.

Con el fin de garantizar la seguridad de los trabajadores, contratistas y demás personas que ingresan a las instalaciones de J3 SYSTEM, así como la seguridad del patrimonio de la misma, J3 SYSTEM podrá utilizar sistemas de grabación de audio y/o video dentro de sus instalaciones. En la medida en que estos sistemas capturen imágenes o audios de personas determinadas o determinables, estos corresponden a datos personales y deben ser tratados bajo las mismas disposiciones de los demás datos personales de acuerdo al presente documento y la normatividad legal vigente.

Se fijará un aviso de privacidad en las zonas vigiladas.

  1. CONSULTAS.

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de J3 SYSTEM. J3 SYSTEM suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se podrá efectuar al correo electrónico juridico@j3systemltda.com o radicando la solicitud en físico en el domicilio principal de J3 SYSTEM (Punto 1), en ambos casos se deberá suministrar mínimo la siguiente información:

Nombre completo.

-Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

-Medios para recibir respuesta a su solicitud.

-Firma (manuscrita, digital o electrónica; para esta última se tomará como válida simplemente con ser el mensaje enviado desde el correo electrónico institucional o personal del titular o su causahabiente) y número de identificación.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la cual en ningún caso será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. RECLAMOS.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de J3 SYSTEM debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en este documento o en la ley, podrán presentar un reclamo mediante el correo electrónico juridico@j3systemltda.com o radicando la solicitud en físico en el domicilio principal de J3 SYSTEM (Punto 1), en ambos casos se deberá suministrar mínimo la siguiente información:

-Nombre completo.

-Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

-Medios para recibir respuesta a su solicitud.

-Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, etc.)

-Firma (manuscrita, digital o electrónica; para esta última se tomará como válida simplemente con ser el mensaje enviado desde el correo electrónico institucional o personal del titular o su causahabiente) y número de identificación. El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. ENCARGADO DE DATOS PERSONALES.

El asesor jurídico de J3 SYSTEM es el Oficial de Protección de Datos Personales. Es la persona encargada de los asuntos relativos a datos personales, todos los trámites y demás disposiciones del presente documento se tramitarán con él. Puede ser contactado en juridico@j3systemltda.com

  1. REMISIÓN LEGAL.

En lo no establecido en el presente documento se estará a lo dispuesto en la normatividad legal vigente.

  1. VIGENCIA

El presente documento tiene vigencia desde el 16 de abril de 2018.

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317 238 2384
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administrativohuila@j3systemltda.com

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